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조직 밖으로 나가는 글

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조직 밖으로 나가는 글

AI가 대외 문서를 쓸 때 넘어지는 자리

품앗이가 AI와 함께 대외 문서를 쓰며 넘어진 기록을 협동조합과 사회연대경제 조직이 다시 쓸 수 있게 옮긴 글입니다. 조직 이름, 사람 이름, 업체 이름, 금액은 지웠습니다. 문장이 어색한 문제, 곧 문체는 클로드 문체 검토에서 다룹니다. 이 글은 문체가 아니라 내용에서 나는 사고를 다룹니다.

요지

AI가 쓴 대외 문서에서 가장 비싼 사고는 문장이 어색한 것이 아닙니다. 아직 정해지지 않은 것이 정해진 것처럼 나가는 일, 남의 입을 빌린 말이 나가는 일, 내부용 판본이 그대로 나가는 일입니다. 셋 다 한번 나가면 되돌릴 수 없습니다. 메신저에서 지워도 이미 읽은 사람에게는 소용이 없습니다. 그래서 이 글은 보내기 전에 걸러야 할 자리를 지위, 명의, 판본, 흔적, 주어, 포장, 이어 쓰기, 인쇄 순으로 적습니다.

1. 지위와 소속: 「추진 중」이 「그렇다」로 올라간다

작업 기록에 따르면, 한 지역 조합의 홈페이지 첫 화면과 꼬리에 「○○연합회(준) 회원조직」이라고 적어 올린 일이 있습니다. 그 연합회는 설립 여부부터 아직 정해지지 않은 상태였습니다. 같은 날 아침 AI가 직접 쓴 논의 정리 문서가 아직 논의 단계라는 증거였는데도 그랬습니다.

지어낸 문장이 아니어서 더 위험했습니다. 출처는 우리 내부 기획안에 있던 「회원조직 20곳」 표였습니다. 같은 낱말이 문서의 층을 건너가면서 뜻이 바뀌었습니다.

  • 기획안에서 그 표는 설립을 추진하며 이름을 올린 조직 목록이고, 조직화의 언어입니다.
  • 그 조직의 홈페이지에서 「회원조직」은 지금 속해 있다는 대외 사실입니다.
  • 그 조합이 어느 연합회에 속하는지 밝히는 일은 그 조합 총회와 이사회가 정할 일이지 AI가 정할 일이 아닙니다.

작업 기록에는 그 뒤에 난 비슷한 일도 남아 있습니다. 공개 글에 「그다음 연합회로 갑니다」라고 썼는데, 연합회 차원의 일은 연합회와 회원 조합이 정할 일이었습니다. 「그 조합의 첫 일감이 될 것」, 「문의는 연합회를 통해」처럼 남의 조직이 정할 일을 우리 문장으로 정해 버린 표현도 같은 갈래였습니다.

그래서 아래 네 가지를 지킵니다.

  1. 대외 문서에 조직의 소속, 지위, 자격을 적을 때는 그 조직이 직접 발행한 문서를 근거로 삼습니다. 위 사례에서 올바른 근거는 그 조합의 정기총회 자료집이었고, 거기 적힌 소속은 다른 연합회 하나뿐이었습니다.
  2. 「(준)」「추진」「예정」「논의 중」은 대외 문서에서 떼지 않습니다. 뗄 만큼 확정됐다면 그 근거를 먼저 댑니다. 같은 날 다른 제안서는 「(준) 준비위원」이라고 적어서 문제가 없었습니다.
  3. 내부 메모의 문장을 대외 문서로 옮길 때 지위어를 한 번 더 봅니다. 회원, 가입, 인증, 지정, 협약, 파트너 같은 낱말은 내부 문서에서는 「그렇게 가자」는 뜻이고 대외 문서에서는 「그렇다」는 뜻입니다. 남의 조직이 정할 일은 주어를 그 조직으로 두고 「제안」「논의해 볼 만한」으로 쓰고, 우리가 할 일만 단정합니다.
  4. 산출물에서 그 한 줄만 지우지 말고, 그 문장이 나온 뿌리 기록도 고칩니다. 뿌리를 그대로 두면 다음 작업에서 AI가 같은 문장을 또 꺼냅니다.

발신 명의도 같은 칸이라서, 공문은 법인격이 있는 쪽 명의로 냅니다. 아직 서지 않은 조직의 명의로 공문을 내지 않습니다.

2. 실존 인물 명의의 말을 지어내지 않는다

홈페이지나 자료에 인사말, 대표 메시지, 추천사 자리가 있다고 해서 실존 인물 명의의 1인칭 문장을 AI가 지어 넣지 않습니다. 「초안이니 나중에 바꾸면 된다」며 넣는 것도 안 됩니다. 명의가 걸린 말은 그 사람만 할 수 있습니다. 대신 지은 말은 거짓말이 되고, 현장에서 드러나면 신뢰가 무너집니다.

직책이나 약력 같은 사실은 적어도 됩니다. 금지하는 것은 그 사람 입에서 나온 것처럼 꾸민 말입니다. 그런 자리가 필요하면 비워 두고 「실제 말씀을 받아야 함」이라고 알리거나, 그 섹션을 뺍니다. 운동의 원칙과 서사는 조직의 목소리로 씁니다.

실화를 소설 같은 창작물로 옮길 때도 같습니다. 자료를 받은 것은 소재를 받은 것이지 인용 허가를 받은 것이 아닙니다.

  • 산출물이 어디까지 공개되는지 먼저 보고, 공개라면 실명은 쓰지 않습니다.
  • 옮기는 것은 구조와 원리, 예를 들면 「일이 잘되면 돈을 둘러싼 싸움이 온다」, 「공식 절차가 없으면 옳은 결정도 독단으로 몰린다」 같은 것이고, 사람과 사건은 새로 만듭니다.
  • 옮겼다는 사실을 출처 각주로 적지도 않습니다. 각주를 다는 순간 누구 이야기인지 특정되기 때문입니다.

3. 판본을 가른다: 내부 판단용과 상대에게 보내는 것

작업 기록에 따르면 「PDF로 만들어 상대 조직 방에 올려」라는 지시를 받았을 때, 손에 있던 문서가 내부 판단용이었던 일이 있습니다. 우리 요금표, 다른 조직의 데이터 규모, 우리 기계의 내부 사정, 협의에서 우리가 쥘 입장까지 들어 있었습니다. 문서 안에 「이 절은 내부 판단용」이라고 직접 적어 두기까지 했습니다. 그대로 보냈다면 되돌릴 수 없었습니다.

  1. 상대에게 보여 주지 않을 것이 있으면 판본을 가르고, 원본은 그대로 둡니다.
  2. 「민감한 것을 뺐다」를 눈으로 판정하지 않습니다. 금칙어 목록을 만들어 기계로 검사합니다. 금칙어에는 숫자와 조직명뿐 아니라 말투도 넣습니다. 「반려되면」, 「그러면 죽는다」 같은 내부 경고 문장이 상대 문서에 남으면 가르치려 드는 글이 됩니다.
  3. 그 상대에게 이미 보낸 것을 읽습니다. 이 점검의 결과는 「보낼까 말까」가 아니라 「무엇을 빼고 무엇을 이어 붙일까」입니다. 위 사례에서는 지난번에 자세히 보낸 내용을 처음부터 다시 설명하고 있었고, 상대가 이미 담당자를 세워 두었는데 「담당자를 함께 정하자」고 다시 묻는 문단이 나갈 뻔했습니다. 이미 보낸 것은 「지난번 그 자리입니다」로 이어 붙이고, 이미 답이 나온 것은 그 답을 전제로 씁니다.

문서의 성격도 먼저 가려서, 문자로 보낼 짧은 글과 첨부 문서는 같은 문체로 쓰지 않습니다.

  • 다른 조직에 사업을 제안하는 첨부 문서는 받는 조직 안에서 결재와 검토용으로 돕니다. 그러니 편지체가 아니라 공문 형식으로 씁니다. 수신과 제목, 1. 인사 2. 배경 3. 제안, 붙임, 끝, 발신 명의(직인생략), 시행 번호와 날짜와 연락처 순이고, 붙임은 개조식으로 씁니다. 문서번호는 지어내지 말고 빈칸으로 둡니다.
  • 대외로 내기 전 단계인 내부 검토본은 또 다릅니다. 배경, 핵심 논리, 요청안, 위험, 결정이 필요한 사항, 확인 못 한 것을 명사형으로 적고, 상대 호칭과 인사는 넣지 않습니다. 대외본에 쓸 수 없는 것, 예를 들어 전해 들은 말의 출처나 협상에서 쥘 점은 내부본에 적습니다.
  • 요청받지 않았다면 처음부터 대외 편지체로 쓰지 않습니다. 내부 검토본인지 대외본인지부터 가립니다.

4. 외부로 나가는 문서의 내부 흔적을 전부 지운다

기록에 남은 일로, 감사에게 전달할 문서를 올렸는데 출처 칸에 「○○ 구술」이 남아 있던 일이 있습니다. 같은 날 다른 문서에는 상단 메타와 할 일 목록이 그대로 남았으니, 같은 실수를 하루에 두 번 한 셈입니다. 외부 문서에 내부 작업자 이름이나 확정되지 않은 목록이 남으면 받는 쪽은 「이게 확정본인가 초안인가」부터 헷갈립니다.

전달본을 만들기 직전에 지울 것은 여섯 가지입니다.

  1. 상단 메타블록(작성, 사용처, 상태, 다음 할 일)
  2. 할 일 목록과 작업 체크리스트
  3. 다음 작업과 내부 지시
  4. 사람 이름과 AI 이름 같은 내부 호칭
  5. 내부 파일 경로와 파일 ID
  6. 「초안」「작업본」「v1.0」 같은 표기

원본을 복사해 전달본을 따로 만들고, 이 여섯 가지가 남았는지 검색으로 스스로 검사합니다.

미확인 표시 「(?)」와 「확인 필요」 칸도 내부 흔적입니다. 확인하지 못한 고유명사나 수치는 표시를 남기지 말고 문장에서 빼거나 일반화합니다. 「이사장과 ○○○(?) 두 사람」이라고 쓸 자리는 「최소 2명」으로 씁니다. 미확인 항목은 문서가 아니라 대화에서 질문으로 처리합니다.

같이 고친 기존 파일도 검사 범위에 넣습니다. 공개하기 전에 거르는 일 전체는 공개 전 정제와 노드 연결 1절에 있습니다.

5. 주어를 쓴다

기록에 남은 문장 하나는 「실무자에게 갈 일은 업체에 한 번 알리는 것입니다」였는데, 이 문장에는 누가 누구에게 알리는지가 없습니다. 읽은 사람은 「내가 업체에 연락하라는 건가?」 하고 되물어야 했습니다. 계획에서 핵심 정보는 누가 움직이는가입니다. 사람 손이 필요한 단계에서 주어가 빠지면 그 단계는 실행되지 않습니다.

  • 단계마다 행위자를 줄 앞에 씁니다. 「제가 관찰기를 겁니다」, 「○○님이 버튼을 누르십니다」, 「○○ 사무국장은 아무것도 안 하셔도 됩니다」처럼 씁니다.
  • 아무도 안 해도 되는 단계라면 그렇다고 적습니다.
  • 「~하면 됩니다」 같은 주어 없는 당위문은 아직 덜 쓴 문장입니다. 한국어는 주어를 자주 생략하지만, 일을 나누는 문장에서는 예외입니다.

주어가 뒤집히면 글의 성격이 반대가 됩니다. 지시는 「우리가 준비할 사항을 적으라」였는데, AI는 이를 상대 준비위원회가 준비할 사항 여섯 가지로 쓰고 「회신처와 기한을 정해 주십시오」로 닫아 여러 조직에 보냈습니다. 「우리가 준비한다」는 추진 선언이고, 「그쪽이 정해 달라」는 숙제 전달입니다. 같은 항목이 앞의 글에서는 각오로 읽히고 뒤의 글에서는 못 하는 이유 목록으로 읽힙니다. 지시문의 주어를 문장에 그대로 옮기고, 준비사항은 「~해야 한다」가 아니라 「우리가 ~한다」로 씁니다.

남의 조직 사이에 끼지 않는 것도 주어의 문제입니다. 「업체와는 저희가 직접 맞추겠습니다」라고 쓰는 대신, 상대가 그대로 복사해 보낼 수 있는 요청 문안을 넣습니다. 자세한 내용은 판단의 경계 3절에 있습니다.

6. 포장하지 않는다

대외 글의 바탕 원칙은 「포장하지 않는다」입니다. 비닐도, 과장도, 데이터도 포장하지 않습니다. 근거 있는 추산은 진취적이어도 괜찮지만 근거 없는 과장은 안 됩니다.

  • 운동을 외부 사상가의 「완성자」, 「공저자」, 「계승자」로 부풀리는 표현을 쓰지 않습니다. 쓸 말은 「짝지어 본다」, 「이어 선다」입니다. 한 사람의 개인 경력을 운동의 자료처럼 드러내지도 않습니다. 운동의 자리는 개인의 자리가 아닙니다.
  • 정부에 내는 정책 문서에는 사람 이름을 넣지 않습니다. 「○○ 이사장과 연계」라고 쓰면 부풀리는 것처럼 보이고, 받는 쪽은 그런 정보를 이미 압니다. 관계는 이름이 아니라 공익적 관점과 구조로 쓰는데, 그 기록의 판단으로는 사실을 적는 문장이 가장 셉니다.

정책 대안에는 「예측」과 「지정」을 심지 않습니다. 기록에 따르면 정부에 대안을 내면서 세 판이 연달아 무너진 일이 있습니다.

  1. 첫 판은 출하가 몰리는 시기에 맞춘 할인 배치였는데, 시장가격을 예측해야 성립하는 설계였습니다.
  2. 둘째 판은 도매가가 기준선 밑으로 떨어지면 발동하는 장치였습니다. 공표된 발동 조건은 경매시장에서 거꾸로 조작할 표적이 됩니다. 누가 고르는 자리는 흔드는 자리가 됩니다.
  3. 셋째 판은 전 품목 기본 할인이었습니다. 국가 정책 전체를 우리가 설계하고 책임지는 자리에 서는 셈이었습니다.

맞는 크기는 우리 구조가 구조적으로 잘하는 칸을 근거로 우리 몫을 요청하는 것이었습니다. 이 건에서는 직매장이 농가별로 정산하고 경매를 거치지 않아서 측정과 투명성이 된다는 점이었습니다. 가장 단단한 요청은 공고문 원문에 이미 돌아가고 있는 틀을 옮겨 달라는 것이었습니다. 같은 공고에 「중소형마트 협·단체」 경로가 있었으므로 「로컬푸드직매장 협·단체」 경로를 요청했습니다.

다른 분야용 자료를 고쳐 쓸 때는 낱말이 아니라 틀을 바꿉니다. 유통 분야 발제 자료를 주민운동 활동가용으로 고쳐 썼는데, 「대형마트가 들어와 골목상권이 무너졌다」 같은 비유가 그대로 남은 일이 있습니다. 그 기록에 따르면 고쳐 쓸 때 볼 것은 세 가지입니다. 시대와 사건을 빌린 비유, 우리 조직만 쓰는 고유 이름, 글의 첫 단추가 되는 용어입니다.

7. 이어 쓰는 문서: 끝난 일은 그 줄 자리에서 고친다

작업 기록에 따르면, 상대 조직 대표에게 링크까지 나간 인수인계서에서 하루 동안 항목 여섯 개가 닫혔습니다. 그런데 앞쪽 절의 「아직 안 끝났다」 줄을 그대로 두고, 맨 뒤에 새 절을 붙여 「위 항목은 이 절로 닫혔습니다」라고 상호참조만 걸었고, 맨 앞 세 줄 요약도 그대로 두었습니다. 읽는 사람은 위에서부터 읽고, 상호참조는 쓴 사람만 따라갑니다. 쓴 사람에게는 편하지만 읽는 사람에게는 틀린 소식입니다.

  • 항목이 닫히면 표, 목록, 맨 앞 요약까지 그 줄 자리에서 고칩니다. 뒤에 붙이는 절은 경위를 적는 곳입니다. 「무엇이 남았나」를 적는 곳은 한 군데여야 합니다.
  • 목록 제목이 「아직 안 끝난 것」이면 닫힌 줄을 남기지 않습니다. 남겨 두면 제목이 거짓이 됩니다.
  • 고칠 때마다 다시 확인합니다. 위 사례의 기록에 따르면 전수 점검을 해 보니 모르던 항목까지 닫혀 있었습니다. 상태 옆에는 확인한 시각을 적어서 다음 사람이 어디까지 믿을지 알게 합니다.

구술로 받은 숫자, 시간, 금액, 고유명사는 적은 뒤 원래 말과 한 번 대조합니다. 「24시간 매장」이 「4시간」으로 적혔는데 검토 단계에서도 걸러지지 않은 일이 있습니다.

회의록의 결정 칸에는 회의에서 정한 것만 적습니다. 정리하는 쪽의 추론을 결정 칸에 적었다가 바로잡는 데 7주가 걸린 사례는 추론의 함정과 사전등록 3절에 있습니다.

8. 인쇄용 덱: 렌더 캡처를 디자이너의 눈으로 본다

작업 기록에 따르면 A4로 인쇄할 덱 하나가 기본기 문제로 네 번 반려된 일이 있습니다.

  1. 내용을 세로 가운데에 몰아 위아래가 여백으로 남았습니다.
  2. 카드만 늘리고 글은 그대로라 여백이 카드 안으로 숨었습니다. 원인은 4쪽 분량을 14장으로 늘린 낮은 밀도였고, 11장으로 합쳐서 풀었습니다.
  3. 카드 안을 세로 가운데 정렬해서 카드마다 제목이 시작하는 선이 흔들렸습니다.
  4. 타임라인 선이 번호 원의 중심을 지나지 않고, 마지막 원 뒤로 삐져나왔습니다.

넘침과 잘림만 보는 점검으로는 정렬선, 연결선, 밀도를 잡지 못합니다. 렌더한 화면을 캡처해서 채움, 정렬선, 연결선, 밀도를 눈으로 짚는 체크리스트로 봅니다. 반려가 나올 때마다 그 항목을 체크리스트에 바로 보탭니다.

일곱 줄로 줄이면

  1. 남의 조직의 소속과 지위는 그 조직이 발행한 문서로만 적는다.
  2. 「(준)」「추진」「예정」은 대외 문서에서 떼지 않는다.
  3. 실존 인물 명의의 말은 비워 두고 받는다.
  4. 상대에게 보낼 판본은 따로 만들고, 금칙어로 기계 검사한다.
  5. 전달본은 내부 흔적 여섯 가지와 「(?)」를 지운 뒤에 내보낸다.
  6. 단계마다 누가 움직이는지 주어를 쓴다.
  7. 닫힌 항목은 뒤에 덧붙이지 말고 그 줄 자리에서 고친다.

도구 메모

  • 전달본 흔적 검사: grep -n -E 'TODO|초안|작업본|작성자|상태:|다음 작업|\(\?\)|확인 필요' 전달본.md
  • 금칙어 검사는 목록을 파일로 두고 grep -c -F -f 금칙어.txt 전달본.md 처럼 건수로 본다. 결과가 0이 아니면 보내지 않는다.

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작성: 품앗이 · 2026-10-22 · 협동조합·생협·의료사협과 함께 쓴 대외 문서 기록 기준

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