지원사업 신청서를 AI와 쓸 때
품앗이가 AI와 함께 정부·공공 지원사업 신청서를 쓰면서 넘어진 자리를 다른 조직이 다시 쓸 수 있게 옮긴 글입니다. 사업명과 기관명, 금액은 지우고 비율과 방향만 남겼습니다.
요지
신청서는 조직 명의로 나가는 공식 문서입니다. 현장 심사, 실태조사, 중간보고에서 그 문장이 그대로 돌아옵니다. AI는 빈칸을 빨리 채우지만, 채운 칸 하나하나가 나중에 확인을 받습니다. 그래서 이 노드는 AI가 무엇을 채우게 하고 무엇을 비워 두게 할지, 공고문을 어떻게 읽을지, 낸 뒤에 무엇을 볼지를 적습니다.
1. 지어내지 않는다: 빈칸이 거짓보다 낫다
기록에 따르면 한 인증 신청의 증빙 슬라이드를 만들면서 AI가 매장 운영 사실을 지어낸 일이 있습니다. 「무포장 13종」 품목 목록, 두부·콩나물 낱개 진열 같은 운영 방식, 「회수율 90%」 「신규 구매 30% 절감」 같은 수치, 스탬프 몇 개에 무엇을 준다는 조건까지 들어 있었습니다. 담당자는 그런 말을 한 적이 없었습니다. 현장 심사에서 드러나면 지정 취소와 환수, 법적 책임으로 이어집니다. 수치를 짐작한 것보다 운영 사실 자체를 만들어 낸 것이 훨씬 무겁습니다.
그 뒤로는 품목 목록, 운영 방식, 수치, 인센티브 세부는 1차 자료나 담당자가 확인한 것만 쓴다는 규칙을 지킵니다. 확인하지 못한 칸은 비워 두고 「직접 확인 필요」라고 적습니다. 「매장 자원순환 리워드 운영 중」처럼 일반적인 사실 한 줄로 줄이는 것도 방법입니다. 작업을 시작하기 전에 넣을 사실마다 출처를 적은 표를 먼저 만들고, 출처 칸이 빈 사실은 넣지 않습니다.
매장이 자체로 하는 활동을 정부 제도 이름으로 적는 것도 같은 부류의 사고입니다. 방식이 같아도 그 제도에 참여기업으로 등록돼 있지 않으면 「자체 리워드 운영」이라고 적습니다. 참여기업 명단은 심사 쪽에서 바로 확인할 수 있습니다.
1차 자료가 이미 돌고 있을 수 있다
증빙을 새로 만들기 전에 이미 자동으로 쌓이는 숫자부터 찾습니다. 한 협동조합 매장에서는 매일 판매 기록에서 지표를 뽑아 매장 전광판에 띄우는 자동화가 이미 돌고 있었는데, 신청서를 쓰던 쪽은 매장 사진만 분류하고 있었습니다. 무비닐·무라벨 품목은 판매 기록 품목명의 태그로, 친환경 품목은 「무농약」 「유기농」 표기로, 참여 농가와 회원 수는 고유 번호로 세고 있었습니다. 신청서에 필요한 칸 대부분이 거기서 나왔습니다.
인증 제품은 패키지 뒷면이 1차 진실이다
친환경 인증 제품을 인증 DB와 대조할 때 함정이 셋 있었습니다.
- 유통사 자체 브랜드 제품은 인증 DB에 브랜드명이 아니라 위탁 제조사 명의로 올라 있습니다. 브랜드명으로 0건이 나와도 인증이 없다는 뜻이 아닙니다.
- 내려받은 인증 DB는 받은 날짜까지만 담고 있어서 그 뒤에 받은 인증은 빠져 있습니다.
- 「친환경」이라고만 쓴 라벨, 다른 부처의 인증, 안전 인증, 생협 자체 표시는 정식 환경표지가 아닙니다.
그래서 패키지 뒷면의 제조원과 인증번호를 먼저 보고, 그 제조원 이름으로 다시 찾습니다. 측정에서 0건이 나왔을 때 대상보다 측정을 먼저 의심하는 일은 측정의 함정에서 더 다룹니다.
2. 사업비가 우리 매장으로 흘러가지 않게 한다
기록에 따르면 한 실증 사업을 기획하면서 식자재비를 크게 잡아 「매장 매출 환류」 그림을 그린 일이 있습니다. 그런데 사업비로 사업 주체가 운영하는 매장에서 물건을 사면 자기거래가 되고, 가짜 매출로 잡혀 환수 대상이 됩니다.
사업계획서를 쓸 때 먼저 사업비 흐름을 봅니다. 어느 항목이 사업 주체나 그 임직원, 직계 가족이 운영하는 업체로 흘러가는지 따집니다. 비교적 안전한 항목은 채널과 시스템 구축, 새로 뽑는 단기 인력, 소모성 운영 자재, 매뉴얼과 홍보물, 한도 안의 행사비입니다.
매장 환류는 사업이 만든 채널 덕분에 매장의 일반 매출이 늘어나는 것으로 다시 정의합니다. 이 흐름은 사업비와 무관하고 사업이 끝나도 이어집니다. 평가표의 지속가능성 항목에서도 이쪽이 더 힘이 있습니다.
같은 자리에서 묻는 질문이 하나 더 있습니다. 「사업이 끝나면 무엇이 남는가」입니다. 강사료와 식비, 기념품, 단기 인건비로만 빠져나가는 세부사업이면 다시 설계합니다. 데이터셋, 공개 교재, 검증된 매뉴얼, 이어지는 연결망처럼 남는 것이 있어야 합니다.
3. 공고문을 읽는 법
평가 표현을 의무 조항으로 풀지 않는다
「특화 AI 모델 개발 역량을 갖춘 기업」이라는 공고 문구를 「정관과 업태에 AI 기술기업이라고 적혀 있어야 한다」로 단정해 보고했다가 틀렸습니다. 「역량을 갖춘」 「적합한」 「우대」는 평가 표현이고, 「필수」 「불가」 「금지」가 의무 조항입니다. 같은 사실이 붙임이나 관리지침에서 다르게 적혀 있거나 한 문장이 두 해석을 허용하면, 어느 한쪽으로 결론 내지 않고 두 해석을 나란히 적은 뒤 사업 담당 콜센터에 확인합니다. 신청 자격처럼 사업의 뿌리를 건드리는 사실은 확인을 받은 뒤에만 단정합니다.
조항의 주어를 먼저 본다
「영리기관 소속 참여연구자의 인건비는 현물 계상이 원칙이나, 예외에 해당하면 현금 계상 가능」이라는 조항을 읽고, 비영리 기관은 명문이 없으니 확인이 필요하다고 보고한 일이 있습니다. 거꾸로 읽은 것이었는데, 이 조항은 영리기관에만 제약을 둔 것이어서 비영리 기관은 그 제약을 받지 않습니다. 연구개발 사업비의 일반 규칙에서도 비영리 기관은 현금 계상이 원칙입니다.
「X 소속」으로 시작하는 조항은 X에만 걸리는 제약입니다. 명문이 없는 자리는 먼저 자유일 가능성을 의심하고, 「확인 필요」는 마지막에 꺼냅니다. 이 독해 하나를 바로잡자 인건비를 현금으로 잡을 수 있는 비율이 크게 달라졌고 예산 구조 전체를 다시 짰습니다.
금지 조항을 낱말 목록으로 뽑아 둔다
「학습·평가·연구 검증 목적에 한정, 상업적 추론 서빙 불가」라고 한 자원 지원 공모에 낸 신청서 초안에 「○○에 배포」 「모델 평가 및 추론」 「기타(API 추론 등)」 같은 표현이 들어 있었습니다. 일부는 AI가 쓴 문장이었고, 일부는 양식에 원래 들어 있던 예시 행이었습니다.
공고문을 읽을 때 「금지」 「불가」 「제외」 근처의 명사를 목록으로 뽑아 둡니다. 신청서를 다 쓰면 그 낱말로 본문 전체를 검색하고, 걸린 표현을 바꿉니다. 이 건에서는 「배포」와 「추론」을 「평가」 「검증」으로 바꾸고, 「추론 서빙은 별도 환경에서 수행한다」고 따로 적었습니다. 뜻으로 허용되는 범위라도 금지어가 본문에 자주 보이면 심사하는 쪽이 의심하므로, 뜻과 낱말을 둘 다 막습니다.
양식의 예시값을 우리 값으로 착각하지 않는다
한글 양식의 자원 계획표에 양식을 만든 쪽이 넣은 예시 사양이 파란 글씨로 그대로 남아 있었습니다. 처음에는 누가 잘못 채운 값으로 보였습니다. 우리 신청 사양과 다른 값은 색과 상관없이 모두 의심하고 덮어씁니다. 제출 서류 목록에는 있는데 내려받은 묶음에 따로 파일이 없는 서식은 신청서 파일 안의 한 장으로 들어 있는 경우가 많습니다. 「양식이 없다」고 말하기 전에 신청서 파일의 목차와 쪽수부터 봅니다.
목표 성과 숫자는 대표자가 정한다
비용 절감액이나 매출처럼 불확실한 미래를 약속하는 칸은 대표자만 약속할 수 있습니다. 나중에 책임을 묻는 숫자이기 때문입니다. AI는 사실에 기반한 사양과 일정만 채우고, 목표 성과 칸은 비워 두거나 「대표자 결정 영역」이라고 적습니다.
1차 정보는 정본과, 문서끼리는 서로 대조한다
법인명 띄어쓰기와 전화번호처럼 단순한 정보가 가장 자주 틀립니다. 사업자등록증 같은 정본과 대조하고, 양식에 적힌 값과 정본이 다르면 정본을 따릅니다.
제출 서류가 여러 파일로 나뉘어 있으면 파일마다 따로 봐서는 모순이 보이지 않습니다. 신청서 한글 파일, 현황표 엑셀, 전산 입력값을 함께 놓고 대조했더니 전화번호 자릿수, 매출액, 기반 모델 이름, 본점 소재지가 문서마다 달랐습니다. 기업 정보, 사업 핵심, 책임자 정보 세 줄로 표를 만들어 문서별 값을 나란히 적으면 빨리 끝납니다.
정부 웹 양식에는 특수문자를 넣지 않는다
정부 웹 양식은 가운데점(·), 빗금, 더하기, 화살표, 물결표 같은 문자를 거부하거나 깨뜨리는 경우가 많습니다. 한 신청에서는 가운데점 때문에 사업 내용 칸 일곱 개를 다시 썼습니다. 양식에 넣을 문장은 처음부터 쉼표와 「및」 「이후」 같은 말로 씁니다. 위키나 내부 문서, 발표 자료에는 해당하지 않습니다.
4. 계획 숫자는 물리적으로 가능한지부터 계산한다
기록에 따르면 한 신청서에 학습 데이터를 5GB로 적었습니다. 넉 달 뒤 실태조사에서 실측해 보니 계획의 1%에도 못 미쳤습니다. 처음엔 미달로 보였는데, 계산해 보니 5GB는 처음부터 닿을 수 없는 숫자였습니다. 한국어 텍스트 5GB는 약 17억 자, A4로 85만 쪽입니다. 그 분야의 법령과 공고, 위키를 다 모아도 근처에 가지 못할 만큼, 그만한 원문이 세상에 없었습니다.
적기 전에 단위부터 환산합니다. 장비 사양을 적을 때도 같은데, 모델 크기로 GPU 메모리를 계산하는 법은 가중치에 넣을 것과 넣지 말 것 5절에 있습니다.
한국어 텍스트는 1GB에 약 3.4억 자입니다(UTF-8에서 한 글자 3바이트 기준). 그 분야에 원문이 실제로 얼마나 있는지 대강 셉니다. 그리고 실제 평가 지표가 무엇인지 공고에서 먼저 확인합니다. 이 건은 평가 기준이 데이터 용량이 아니라 장비 사용률이어서 회수 사유는 아니었습니다.
격차가 생기면 품질 기준으로 설명합니다. 「검증된 출처만 쓰고, 모델이 만든 답변은 학습에서 뺀다」는 원칙을 미리 문서로 걸어 두었고, 그 기록이 설명 근거가 됐습니다. 사후에 만든 변명이 아니라 먼저 기록해 둔 원칙이어서 통했습니다.
사업계획서의 효과 숫자는 실측이 아니라 논리와 산술로 낸 추정입니다. 업무별로 지금 걸리는 시간, 줄어드는 시간, 남는 시간을 표로 만들고 근거를 설명할 수 있으면 됩니다. 한 매장에서는 업무 16개를 하루 단위로 이렇게 산출했습니다. 실측은 결과보고서에서 하며, 두 숫자를 섞어 쓰지 않습니다.
5. 컨소시엄과 예산 규칙
작은 매장을 늘어놓지 말고 더 큰 묶음으로 엮는다
기록에 따르면 같은 종류의 매장 세 곳을 수요기업으로 늘어놓은 안이 있었습니다. 셋이 모두 한 전국 네트워크의 회원이었기 때문에, 그 네트워크를 한 주체로 묶어 매장 규모를 한 번에 보였고, 비는 자리에는 결제와 교육처럼 영역이 다른 주체를 넣었습니다.
컨소시엄을 짤 때 스스로 묻는 질문은 셋입니다.
- 지금 나열한 기관들이 더 큰 연합이나 네트워크로 묶이는가.
- 묶고 나서 비는 자리를 다른 영역의 주체로 채울 수 있는가.
- 한 사람이 여러 법인의 직함으로 겹쳐 등재되지 않는가. 정부 과제 정보는 교차 검색이 되고, 한 사람이 여러 과제에 걸쳐 있으면 역량이 흩어졌다는 인상을 줍니다.
묶음이 너무 크면 「이것이 정말 수요기업이냐」는 의문이 나올 수 있습니다. 그 네트워크가 사업자등록증과 중소기업확인서를 받을 수 있는지 미리 확인합니다.
예산 규칙은 공고 붙임에 있다
한 정부 연구개발 공모에서 붙임을 읽고 확인한 것은 아래와 같습니다. 공고마다 다르니 반드시 그 공고의 붙임을 직접 봅니다.
- 예산 구조는 정부 75%, 기관 부담 25%였고, 기관 부담 안에서 현금이 일정 비율 이상이어야 했습니다.
- 청년 의무 채용 「정부지원 연구개발비 5억 원당 1명」은 법인별이 아니라 컨소시엄 전체 기준이었습니다.
- 「신규 채용」에는 공고일 기준 6개월 전 이후에 채용한 사람까지 들어갔습니다. 이미 일하고 있는 청년도 인정될 수 있었습니다.
- 청년 신규 채용 인건비를 기관 부담 현금으로 잡으면, 어차피 줄 월급이 자부담 현금으로 계산됐습니다. 따로 통장에서 나가는 돈이 생기지 않았습니다.
6. 기획보다 행정이 오래 걸린다
마감을 놓친 사업의 복기 기록에 따르면 병목은 기획이 아니었습니다. 법인끼리 서류를 떼고 정부 과제 시스템에 등록하는 잡무가 기획보다 훨씬 오래 걸렸고, 컨소시엄이라 그 잡무가 법인 수만큼 곱해졌습니다. 일정은 서류 발급과 시스템 등록에 드는 시간을 먼저 빼고 거꾸로 셉니다. 협동조합 진영이 정부 사업에 다가갈 때 공통으로 만나는 벽이기도 합니다.
그 시스템은 화면마다 금액 단위가 원, 천 원, 백만 원으로 달라서 입력하는 사람이 자릿수를 거듭 틀렸습니다. 이것을 사람의 실수로 보지 않고 시스템이 사람에게 떠넘긴 일로 보는 관점은 사람은 병목이 아니다에 있습니다.
7. 내고 나서
인증 메일은 제출한 그 자리에서 확인한다
같은 검증 대행사가 보내고 제목 형식도 같은 인증 메일이, 한 곳은 하루 뒤에, 다른 곳은 5분 뒤에 왔습니다. 인증 링크를 누르기 전에는 심사가 시작되지 않습니다. 「영업일 N일」은 인증한 뒤부터 셉니다. 한 곳의 지연을 보고 다른 곳도 그러려니 하면 또 하루가 샙니다.
- 제출을 끝낸 그 자리에서 10분 뒤 메일함을 다시 봅니다.
- 메일을 다른 주소로 전달받고 있으면 원래 메일함과 전달받는 메일함을 둘 다 봅니다.
- 제출하면 완료 문구 없이 다른 페이지로 넘어가는 폼도 있습니다. 그래서 성공 여부는 완료 화면이 아니라 접수 메일로 판정합니다.
비영리 할인 프로그램의 자격 검증에서 이 일이 어떻게 벌어졌는지는 AI 비용과 과금에서 넘어지는 자리 5절에 있습니다.
「영업일 N일」은 내 추정이지 상대의 약속이 아니다
「접수됨, 영업일 3일」이라고 적고 작업을 닫은 일이 있습니다. 약 네 시간 뒤 거절 회신이 왔는데 8일 동안 아무도 보지 않았고, 그동안 기록에는 「심사 중」으로 남아 있었습니다. 숫자를 적는 순간 그 기간만큼 확인이 멈춥니다.
상태를 적을 때는 「결과 미확인, 마지막 확인 ○월 ○일」처럼 마지막으로 본 날짜를 적습니다. 날짜가 오래되면 다음에 읽는 사람이 알아챕니다. 결과 메일이 올 때까지 그 일은 미결로 둡니다. 신청 사이트에 상태를 보여 주는 화면이 따로 있으면, 메일이 묻혀도 그 화면은 남아 있으니 그쪽을 먼저 봅니다.
기한이 있는 무상 자원은 최대치부터 계획한다
무상 연산 자원을 받았을 때, 사용률이 낮으면 회수한다는 규칙을 위협으로 먼저 보고 회수만 피하는 최소 사용(평균 8% 안팎)으로 설계한 일이 있습니다. 같은 날 「월 사용률 85% 이상」이라는 평가 기준을 직접 문서로 정리해 두고도 목표로 삼지 않았습니다. 한 달 내내 자원이 놀았고, 사용률이 낮다는 지적을 받았습니다.
피드백도 한쪽으로 기울어 있어서, 회수 같은 시끄러운 실패는 바로 꾸중이 오고, 자원을 놀리는 조용한 실패는 지적을 받을 때까지 소리가 없었습니다. 그래서 시끄러운 쪽만 막도록 설계가 굳어졌습니다.
- 자원을 받은 날 「이걸로 뽑을 수 있는 최대치가 무엇인가」부터 묻고 소진 계획을 세웁니다. 최저선은 그다음에 가드레일로만 둡니다.
- 문서에 적은 평가 숫자를 실제 작업 목표로 옮겼는지 스스로 점검합니다. 문서에 적었다고 설계에 들어간 것은 아닙니다.
- 놀고 있는 자원, 미달인 지표 같은 조용한 실패도 감시 대상에 넣습니다.
처방 정리
- 넣을 사실마다 출처를 적고, 출처 없는 칸은 「직접 확인 필요」로 비워 둔다.
- 사업비가 우리 조직이 운영하는 곳으로 흘러가는지 항목마다 본다.
- 공고문은 평가 표현과 의무 조항을 가르고, 조항의 주어부터 본다.
- 금지어 목록을 뽑아 다 쓴 신청서를 검색하고, 양식에 남은 예시값도 함께 찾는다.
- 계획 숫자는 단위를 환산해 물리적으로 가능한지 계산한 뒤에 적는다.
- 일정은 서류 발급과 시스템 등록 시간을 먼저 뺀다.
- 제출한 그 자리에서 접수 메일을 확인하고, 결과가 올 때까지 미결로 둔다.
부록: 사업별 체크리스트 틀
사업마다 아래 틀로 한 장씩 만들어 둡니다.
| 묶음 | 적을 것 |
|---|---|
| 사업 개요 | 사업명, 주관기관, 마감일(반드시 공고 원문으로 확인), 지원 규모, 자격, 공고 원문 위치 |
| 자격 확인 | 법인격, 필요한 증명서, 정관상 사업 범위 |
| 작성 | 양식 목록, 사업계획서, 첨부 서류, 예산표, 금지어 검색 |
| 제출 | 내부 결재, 제출, 접수 메일 확인, 결과 회신 확인 날짜 |
마감이 지난 사업, 선착순 사업, 규모가 큰 사업은 따로 표시해 둡니다. 공고문과 양식 원본을 어디에 두었는지도 이 장에 적어 둡니다. 마감 직전에 공고문을 다시 찾느라 시간을 잃은 일이 있습니다.